Zeitmanagement Tipps

Winfried Mueller, www.reintechnisch.de, Start: 19.11.2004, Stand: 19.11.2004

Schriftlich planen

Ab einer bestimmten Menge von Aufgaben, die man zu erledigen hat, verliert man den Überblick. Auch geraten Dinge in Vergessenheit, die zwar nicht dringlich, aber wichtig sind. Viele wesentliche Sachen drängen nicht. Man vergisst sie, wenn man sie nicht aufschreibt.

Computergestützte Planungswerkzeuge bieten einige Vorteile gegenüber Papier und Bleistift. Man kann nach Aufgaben suchen, Aufgaben sortieren, verschieben, kategorisieren. Man behält besser den Überblick. Nachteil ist, dass man einen Computer nicht immer parat hat und das Handheld-Computer nicht bei jeden beliebt sind.

Günstig hat sich für mich erwiesen, meine Aufgaben in Langfristig, Mittelfristig, Kurzfristig, Woche und Tag zu unterteilen. Einmal pro Woche suche ich mir aus kurzfristig die Aufgaben heraus, die ich in der Woche machen will. Einmal im Monat schaue ich in mittelfristig und sortiere einiges nach Kurzfristig um. Alle halbe Jahre schaue ich in Langfristig und sortiere nach Mittelfristig/Kurzfristig um. Wenn viele Aufgaben zu bewältigen sind, sortiere ich täglich von Woche nach Tag um.

Wichtig finde ich bei der schriftlichen Planung, es nicht zu übertreiben. Dann wird es zu aufwändig und zu nervig und man lässt es ganz. Ich merke auch, dass es Wochen gibt, wo ich nur wenige Aufgaben habe, die längere Zeit in Anspruch nehmen, wo ich dann kaum planen muss. Andere Wochen beanspruchen mich mit vielen kleinen Aufgaben, da spüre ich dann ein größeres Bedürfnis nach Planung.

Entscheiden sollte letztlich das eigene Gefühl. Wenn man spürt, dass man im Chaos untergeht, dann kann Planung das Richtige sein. Ebenso, wenn man merkt, dass man öfters Dinge vergisst, oder wenn man nicht zu den wirklich wichtigen Sachen kommt. Hat man dagegen das Gefühl, halbwegs einen Überblick über das zu haben, was man tun möchte, dann scheint es in diesem Bereich in Ordnung zu sein.

Seinen Rhythmus finden

Wenn man sich selbst ein wenig beobachtet, findet man schnell heraus, wann einem welche Aufgaben besonders liegen. Wer morgens vielleicht sehr kreativ ist, sollte auch diese Zeit mit kreativen Aufgaben verbringen und nicht mit der Erledigung von Routineaufgaben. Wenn man dagegen am Nachmittag merkt, kaum einen interessanten Gedanken zu finden, der einen weiterbringt, dann ist das eine gute Möglichkeit, Routineaufgaben zu machen, wo man kaum Kreativität braucht.

Optimal ist es, wenn man von jeder Sorte Aufgabe genau soviel hat, wie es dem eigenen Rhythmus entspricht.

Auch sollte man bedenken, dass einige Aufgaben einen mental so verändern, dass man nicht mehr fähig ist, andere Aufgaben zu machen. Muß man z.B. Hans Dampf in allen Gassen sein, kann man im nächsten Moment sich vielleicht nicht die Ruhe gönnen, um tiefer in eine Thematik einzusteigen. Der Körper hat einfach auf viel Aktivität und blitzschnelles Handeln umgeschaltet, ist in einer anderen Schwingung. Das Umschalten von einem Lebensrhythmus in den anderen ist nicht immer leicht.

Abschotten für ungestörtes Arbeiten

Manchmal wird man von allen möglichen Umständen im Außen beschäftigt. Telefongespräche, Kollegen, Kunden, E-Mail und die ganzen selbstgeschaffenen Dinge, die vermeintlich sofort erledigt werden müssen. Es gibt Tage, da könnte ich den ganzen Tag nur auf solche Dinge reagieren. Am Abend fühle ich mich unzufrieden, weil ich nicht zu dem gekommen bin, was ich eigentlich machen wollte.

Wenn man also Arbeiten hat, an denen man in Ruhe und ungestört tätig sein muss, dann muss man sich aktiv abschotten. Die Ablenkungen von Außen müssen irgendwie abgeschaltet werden. Das meiste ist auch nicht so wichtig, dass es sofort erledigt werden muss. Und dann ist es auch immer wieder Selbstdisziplin, z.B. nicht alle halbe Stunde im E-Mail-Postfach zu schauen, nicht jedem Gedankenimpuls zu folgen, sondern alles hinten an zu stellen, was jetzt nicht zu dieser einen Aufgabe gehört.

Wenn etwas wichtiges während dieser Zeit in Gedanken aufblitzt, dann reicht es ja, es kurz zu notieren und dann mit der eigentlichen Arbeit weiterzumachen.

Das Leben ist nicht nur eine Aneinanderreihung von Geplantem

Es ist eine Illusion zu glauben, man könne alles haargenau planen. Das Leben beschert uns genügend Unvorhergesehens. Und es wäre auch nicht gesund, zuviel zu planen, weil ich dann vielleicht permanent Dinge tue, zu denen ich keine Lust und keine Beziehung habe. Woher soll ich wissen, auf was ich heute Lust habe? Vielleicht spüre ich in 2 Stunden, dass ich liebend gern an der Webpräsentation arbeiten würde, in meinem Plan steht aber, mich auf einen Vortrag vorzubereiten.

Man nimmt sich viel, wenn man nicht mehr den kreativen Freiraum hat, sondern nur noch Sklave seiner Zeitpläne ist. Ich halte das auch für unnatürlich und gesundheitlich schädlich. Und es wird schlussendlich auch weniger bei herauskommen, weil ich meine natürliche Motivation, meine natürlich fließende Energie nicht nutze. Ich versuche mir so, mein Menschsein abzugewöhnen und wie eine Maschine zu funktionieren. Das ist keine gute Lebensperspektive.

Insofern sollte man nur einen Teil planen und den Rest kommen lassen, wie er kommen will. Anstatt haargenau zu planen, was man heute macht, kann man genauso gut immer mal wieder auf eine Wochenliste schauen, um sich das herauszupicken, worauf man jetzt gerade Lust hat.

Verschiebt man unangenehme Aufgaben dabei tendenziell, so kann man sich auch feste Zeiten definieren, wo man diesen Schlepp-Aufgaben Raum gibt.

Innehalten

Vielleicht kennen Sie das Gefühl, dass tausend Sachen auf Sie warten, getan zu werden. Und Sie spüren den Druck, die aufkommende Hektik. Alles in einem drängt jetzt darauf, die Sachen anzupacken und zu erledigen.

In solchen Momenten kann es gut sein, innezuhalten. Oft gaukeln uns Dinge im außen vor, unglaublich dringend zu sein, jetzt sofort erledigt werden zu müssen. Wir werden dann schnell Sklave dieses Dringlichkeitsgefühls. Es gibt auch Menschen, die haben sich an das Gefühl von Dringlichkeit so gewöhnt, dass sie es als Droge brauchen. Sie brauchen ständig das Gefühl, dass die Luft brennt und sie Feuerwehr spielen können.

Innezuhalten heißt, sich hinzusetzen, nichts zu tun, als dies: Hinzuspüren, wie sich diese Dringlichkeit anfühlt. Einfach nur spüren, all das was mich drängt und an mir zerrt. Dieses Gefühl aushalten und nicht zu reagieren. Dies ist eine Übung, um sich aus der Sklavenrolle zu befreien. Man ist Sklave dieses Gefühls geworden, gehorcht ihm sofort und setzt die Dinge in die Tat um.

Innezuhalten, nichts zu tun und nur das Gefühl spüren, kann mitunter schwieriger sein und bedarf mehr Mut, als einfach nur zu reagieren, wie wir das tausendmal schon getan haben. Innehalten braucht nicht viel Zeit. Oft reichen schon 2 oder 3 Minuten.

Wolf Schneider sagt in seinem Webtagebuch: "Die Arbeit wartet, ich warte mit ihr. Ich warte und ruhe still in dem, was getan werden muss."

Rückschau

Wie zufrieden bin ich heute mit dem gewesen, was ich gemacht habe? Man sollte nicht nur auf die Ziele schauen, die man erreichen möchte. Man sollte auch die Arbeitsqualität sehen. Wie fühle ich mich während der Arbeit? Erfüllt mich die Arbeit mit Sinn? Mache ich die Dinge, die ich tue, gerne? Ist das, was ich tue, auch wirklich das, was ich machen will?