Blog Zeitmanagement

23.11.2018 :: Bullet Journaling

In den letzten Jahren ist eine richtige Bullet-Journal-Szene entstanden. Weg von genau vorgefertigten Zeitmanagement-Büchern mit hunderten von Formularen für jeden Zweck. Stattdessen einfach nur ein ein Notizbuch im Punktraster (Lineatur dotted bzw. Punktraster) und man malt sich alles selber. Im ersten Moment könnte man meinen: Wie umständlich, wer nimmt sich denn dafür so viel Zeit? Aber ich glaube, das Bedürfnis geht wieder mehr in die Richtung, mit den Händen was "Analoges" zu machen, nachdem wir die letzten Jahren immer mehr auf digital getrimmt wurden und kaum noch von Hand geschrieben oder gemalt haben. Es hat auch etwas besinnliches und beseeltes, sich Zeit zu nehmen, um seinen Alltag zu organisieren. Weg von einer seelenlosen Getriebenheit, stattdessen wieder mehr Herz in seine Organisation zu bringen.

Die großen Hersteller von Notizbüchern springen so langsam auf den Trend auf und nehmen die Lineatur dotted in ihr Programm auf. Klar gehts auch mit kariert, aber das wirkt wieder so seelenlos. Trotzdem, man muss immer noch suchen, um schöne Notizbücher mit dotted zu finden. Standard ist es noch nicht.

Punktraster ist übrigens nahezu immer im 5mm Raster, wie man es vom karierten Papier gewohnt ist. Wer klein schreibt, kann jede Punktraster-Zeile beschreiben, wer größer schreibt, muss immer eine Zeile frei lassen.

Wer sich inspirieren lassen will, google mal nach [bullet journaling] und schaue dann in den Bilder-Ergebnissen.

Weblinks:

23.09.2013 :: Warum Zeiterfassungslösungen im Büroalltag oft scheitern

Wie schön wäre es, wenn man nach einem Arbeitstag genau sagen könnte, wie viel Zeit man für welches Projekt oder welche Kostenstelle investiert hat. Einerseits sind diese Zeiten wichtig, um die Kosten richtig zuzuordnen. Andererseits hilft einem dies, sein Zeitmanagement zu optimieren oder seine Gewohnheiten zu hinterfragen.

Ich habe in den letzten Jahren viele solcher Werkzeuge im Einsatz gehabt, die einem dieses Feedback geben können. Vor 20 Jahren war ich auch in einer Firma damit beschäftigt, Geräte genau für diesen Zweck zu entwickeln. Schon damals fiel uns in der Testphase ein sehr großes Problem auf: So ein Werkzeug braucht recht viel Disziplin in der Benutzung. Zahlreiche Menschen, die ich damals fragte, konnten sich gar nicht vorstellen, ihren Arbeitsalltag mit so einem Gerät zu teilen. Und diejenigen, die sich als Tester zur Verfügung stellten, fanden es zwar für eine gewisse Zeit sehr interessant, konnten es aber auch nicht über längere Zeit durchhalten. Es gab nur einige Wenige, die dieses Gerät lieb gewannen und die es über längere Zeit nutzten.

Woran liegt das? Es hat erstmal ganz viel mit der Art zu tun, wie wir arbeiten. Einerseits ist das persönlicher Stil, aber ganz oft auch durch betriebliche Umstände geprägt, auf die wir keinen Einfluss haben.

Der einfachste Fall ist, wenn man an einem Arbeitstag relativ wenige Projekte hat, die man linear abarbeitet. Man fängt mit Projekt A an, startet die Zeiterfassung, arbeitet vielleicht 2-3 Stunden daran und beendet zum Schluß die Zeiterfassung für dieses Projekt. Dann widmet man sich Projekt B, woran man wieder 2-3 Stunden arbeitet usw. Wer so arbeitet, kommt mit einer Projektzeiterfassung meist gut klar. Hier ist die Situation einfach.

Das krasse Gegenteil ist ein Arbeitsplatz, wo man alle 5 Minuten was anderes macht und zudem noch unzählige male unterbrochen wird und sowieso schon unter großem Stress und Zeitdruck steht. Menschen an solchen Arbeitsplätzen haben sowieso kaum noch einen Nerv, jetzt noch parallel ein Gerät zu bedienen, was Zeiten festhält. Viel schlimmer ist aber noch, dass hier das Gerät sehr häufig bedient werden müsste. Bei jeder Unterbrechung müsste man dem Gegenüber erstmal sagen: "Moment, ich muss erstmal meine Projektzeiterfassung umstellen." Das ist völlig realitätsfern. Und selbst wenn das ginge, braucht es viel Disziplin und Wachheit, diese Umstellaktionen nicht zu vergessen. Weil das kaum jemand so erbringen kann, kommt es zu vielen Fehlern in der Erfassung, die nachträglich korrigiert werden müssen, was zu neuem Stress führt. Bei solchen Arbeitsplätzen hat man kaum eine Chance, mit solchen Geräten zu arbeiten.

Das ist das zentrale Problem: Solche Geräte brauchen den ganzen Tag immer wieder unsere Aufmerksamkeit. Sie können nicht von selbst erkennen, was wir gerade tun. Es gibt sicherlich eine Reihe interessanter Ansätze, wie Geräte auch automatisch erkennen können, was wir gerade tun. Oder Ideen, die es einfacher machen, dem Gerät mitzuteilen, womit wir gerade beschäftigt sind. Vollständig entlastet werden wir aber nicht, es gibt hier klare Grenzen der Machbarkeit.

Weil ich damals selber solche Geräte entwickelt habe, interessiert mich natürlich immer wieder, was es Neues am Markt gibt. Derzeit sind es vor allem die Apps für Smartphone und Tablet, die hierfür aus dem Boden sprießen. Doch hier zeigt sich diese Problematik sehr deutlich: Jeder noch so kleinste unnötige oder unständliche Bedienschritt nervt einfach. Und ein Smartphone ist nunmal für diese Aufgabe nicht optimiert. Also heißt es bei jedem Projektwechsel: 1. Gerät mit einem Tastendruck einschalten, 2. Entsperrmuster eingeben, 3. App starten, wenn die gerade nicht offen ist, 4. Je nach Programmierung der App dort diverse Tastendrücke machen und Task-Beschreibungen eintippen. Und konzentriert aufpassen, nichts verkehrt zu machen. 5. Gerät wieder ausschalten. Wenn man diese Prozedur gerade erledigt hat und dann ein Kollege ins Zimmer platzt, der unser Ohr braucht, könnte man fluchen, weil man nun diese Task wieder genauso umständlich unterbrechen muss und evtl. eine neue Task startet. Schon die Vorstellung, mich so einer Prozedur täglich unzählige male zu unterwerfen, erzeugt völlige Abwehr in mir.

Ein wenig könnte man diese Situation optimieren: Ein Smartphone oder Tablett, was nur genau für diesen Zweck der Zeiterfassung reserviert ist. Kein Entsperrmuster mehr und die App ist hier immer gestartet. Es bleibt trotzdem ein gewisser Klotz am Bein.

Trotzdem sollte man bestimmten Lösungen auch eine Chance geben. Vieles ist auch nur am Anfang kompliziert und die Gewohnheit sorgt dafür, das es einfach wird. Umgedreht muss man aber auch darauf aufpassen, durch schlecht ausgewählte nervige Lösungen sich nicht zu überreizen. Wenn etwas erstmal zu einem Reizthema geworden ist, hat man kaum noch eine Chance, sich selbst auf eine gute Lösung einzulassen. Ich habe auch schon Teams erlebt, wo man bestimmte Themen nicht mehr ansprechen konnte, weil eine schlechte Lösung es zu einem Gruppen-Reizthema gemacht hat.

Zeiterfassung in Arbeitsteams ist sowieso ein sensibles Thema. Produzieren doch solche Lösungen Informationen, die nicht jedem immer angenehm sind und die auch zu unschönen Konsequenzen führen können. Oder man erlebt das System als eine zusätzliche Kontrolle und verliert damit seine Freiheit oder gerät in Rechtfertigsdruck. Ich glaube, das man hier ganz schnell in eine ungünstige Situation für alle kommen kann. Man muss halt wie so oft, immer das Ganze sehen und welche Auswirkungen etwas auf das Ganze hat. Was nützt eine genaue Zeitzuordnung, wenn eine positive und engagierte Arbeitsatmosphäre dabei verloren geht...