Google Mailinglisten

Winfried Mueller :: Stand: 16.11.2014

Mailinglisten sind eine praktische Sache, wenn sich Gruppen per Mail miteinander austauschen wollen. Das Prinzip ist einfach: Es gibt eine Gruppen-Mailadresse, an die man seine Mails sendet. Diese Gruppen-Mailadresse ist in Wirklichkeit ein Verteiler, der die Mail an alle weiter verteilt, die in der Mailingliste eingetragen sind. In diesem Fall die Mitglieder der Gruppe. So erreicht man also problemlos jedes Mitglied der Gruppe mit seiner Mail. Einfach, in dem man an eine feste Mailadresse versendet. Ganz unabhängig davon, wer im Laufe der Zeit noch alles Mitglieder der Gruppe wird.

Weil jeder über diese Verteileradresse kommunizieren kann, kann jeder mit der ganzen Gruppe kommunizieren. Man hat damit sozusagen einen virtuellen Stammtisch, wo sich jeder den Gruppenaustausch mitliest und sich auch einmischen kann.

Wichtig ist nur, dass der Verteiler zentral von einem Verantwortlichen gepflegt wird. Die anderen Gruppenmitglieder müssen sich darum nicht kümmern. Neulinge werden eingetragen und Aussteiger werden ausgetragen.

Obwohl Mailinglisten schon seit vielen Jahren ein wichtiges Kommunikationsmittel im Internet sind, gibt es nur wenige Dienstanbieter, bei denen man kostenlos Mailinglisten einrichten kann. Google bietet einen solchen Dienst an und es ist zu vermuten, dass dies auch längerfristig so bleiben wird. Folgend also die Beschreibung, wie man mit Google Mailinglisten verwaltet.

Voraussetzungen

Der Mailinglisten-Verwalter muss ein Google-GMail-Konto haben. Also auf http://www.google.de gehen und oben auf GMail gehen und sich dann durcharbeiten.

Gruppe anlegen

Der Hauptbegriff für Google ist die Gruppe. Eine Gruppe kann vom Typ E-Mail-Verteiler sein, was synonym für Mailingliste steht.

Man loggt sich zuerst einmal ins GMail-Konto ein. Google Groups ist etwas versteckt. Man klickt zuerst auf die Apps-Schaltfläche oben rechts und dann unten auf "Mehr". Jetzt werden alle Google-Apps aufgelistet. Recht weit unten unter "Unterhaltung" findet man Google-Groups, worauf man klickt. Hier klickt man auf "Gruppe erstellen".

Jetzt legt man einen Gruppennamen und vor allem die zentrale Verteiler-Mailadresse fest. So eine Adresse endet immer auf @googlegroups.com. Vor dem @ kann man sich etwas aussuchen, aber es geht natürlich nur etwas, was noch nicht belegt ist. Man wird aber sofort informiert, falls eine hier gewählte Adresse schon belegt ist.

Als Gruppentyp wählt man hier "E-Mail-Verteiler".

Bei den Berechtigungen müssen wir gut acht geben, damit nicht die ganze Welt unsere Gruppenmails mitliest. Unter "Themen anzeigen" wählt man "Alle Gruppenmitglieder" (Gruppenmanager eingeschlossen). Würde hier "Jeder" stehen, könnte die ganze Welt mitlesen. Also Vorsicht, weil dies auch voreingstellt ist. Unter "Posten" sollte auch "Alle Gruppenmitglieder" stehen. Bei Gruppenbeitritt sollte man auf "Nur eingeladene Nutzer" stellen.

Zum Schluß klickt man oben auf "Erstellen" und bestätigt noch das Captcha Bild. Mitunter kann man dieses schlecht lesen, dann klickt man auf das Reload-Symbol, um ein neues Captcha zu generieren, was vielleicht leichter lesbar ist.

Gruppenverwaltung und Konfiguration

Unter Mitglieder im linken Menübereich kann man unter "Mitglieder direkt hinzufügen" alle Mailadressen aufnehmen, wo die Mails hinverteilt werden sollen. Natürlich sollte man das zuvor mit den Adressaten absprechen. Ganz unten müssen noch die "E-Mail-Abonnement-Optionen" auf "Alle E-Mails" umgestellt werden, damit Mails sofort zugestellt werden. Zum Schluß klickt man oben auf "Hinzufügen".

Es ist sinnvoll, einer Gruppe ein Präfix zuzuordnen, welches immer im Betreff eingefügt wird. Normal verwendet man "[Listenname]". Jede Mail, die nun über die Liste geht, erhält im Betreff diesen Präfix, weshalb man sie besser von anderen Mails unterscheiden kann.

Wie gehts? Im Menü auf der linken Seite klickt man auf Einstellungen > E-Mail-Optionen. Hier lässt sich der Präfix festlegen. Ganz unten sollte man das Antwortverhalten auch noch auf "An die gesamte Gruppe" umstellen. So gewährleistet man, dass bei einer Gruppenmail ein Klick auf Antworten dazu zu führt, dass die Mail wieder an alle Gruppenmitglieder verteilt wird. Zum Schluss speichern.

Unter Mitglieder > Alle Mitglieder kann man alle bisher eingetragenen Mitglieder anzeigen lassen. Hier lassen sich Mitglieder auch sperren oder herauslöschen. Man setzt hierfür ein Häckchen vor den Eintrag in der Zeile und wählt dann oben über Aktionen die entsprechende Aktion heraus.

Möchte man sich die Zustellungseinstellungen eines Mitglieds anschauen, so klickt man einfach auf die Zeile des Mitglieds. Es öffnen sich dann die Details. Normal sollte bei E-Mail Zustellung "Alle E-Mails" gewählt sein und bei Berechtigung "Standard Gruppenrichtlinie".

Mails an die Gruppe senden

Alle Mitglieder der Gruppe können Mails an die Gruppen-Mailadresse versenden und empfangen auch Mails darüber. Die Adresse hat man ja beim Anlegen festgelegt, sie ist im Format <gruppenname>@googlegroups.com. Am besten testet man dies nach der fertigen Einrichtung mal aus.

Wirklich nicht öffentlich?

Man sollte zur Sicherheit testen, ob man mit seiner Mailingliste wirklich nicht öffentlich ist. Hier die URL https://groups.google.com/forum/#!forum/gruppenname verwenden, wobei gruppename durch den eigenen Gruppennamen ersetzt wird. Google sollte hierbei dann melden: "Sie müssen angemeldet und ein Mitglied dieser Gruppe sein, um sie sich anzeigen lassen und sich an den Diskussionen beteiligen zu können."