E-Mail Grundlagen

Winfried Mueller, www.reintechnisch.de, Start: 3.11.2004, Stand: 28.01.2005

Eine E-Mail besteht aus einem Kopf (Header) und der eigentlichen Information (Body). Im Kopf befinden sich alle möglichen Informationen für den Transport. Vergleicht man es mit einem Brief, so ist der Umschlag wie der Kopf einer Mail und der eigentliche Brief der Body.

Wichtige Felder im Kopf

Jede Mail kann folgende Kopfzeilen enthalten:

  • To: (deutsch: An) Dies ist die Adresse, an wen die Mail gehen soll. Mehrere Adressen können durch Komma getrennt angegeben werden.
  • Subject: (deutsch: Betreff) Dies ist der Betreff der Mail.
  • CC: (Carbon Copy, deutsch: Kopie) Eine Adresse, zu der die Mail als Kopie verschickt werden soll. Auch hier können mehrere Adressen angegeben werden.
  • BCC: (Blind Carbon Copy, deutsch: versteckte Kopie) Eine Adresse, zu der die Mail als Kopie verschickt werden soll, wobei jedoch alle anderen Empfänger davon nichts mitbekommen. Auch hier sind mehrere Adressen möglich.
  • From: (deutsch: Von) Dies ist der Absender der Mail. In manchen Mailprogrammen fest eingestellt, in anderen kann man die frei wählen. Normal ist es die eigene Mail-Adresse.
  • Date: (deutsch: Datum) Das Datum, wann die Mail versandt wurde. Normal mit Angabe der Zeitzone.

Die Wahl von To: und CC: ist lediglich eine organisatorische Vereinbarung. Die Mail sieht bei beiden Empfängern identisch aus. Wenn ich aber als Empfänger sehe, dass ich sie über CC: bekommen habe, kann das bedeuten, dass ich nicht für das beantworten verantwortlich bin sondern es nur zur Ansicht weitergereicht bekomme. Man macht das oft so, wenn ein Mitarbeiter Kontakt mit jemanden aufnimmt und ein anderer Mitarbeiter soll über den Mailkontakt auf dem Laufenden bleiben, still mitlesen. Der Empfänger weiß so auch, dass noch jemand mitliest, weil CC: nicht verborgen wird. Es ist eine Form der Höflichkeit, dem Empfänger dies über diese Form mitzuteilen. Alle Beteiligten sind so informiert, wie die Kommunikation verläuft.

Wenn man auf so eine Mail antwortet, kann man auch die "CC:" Adresse mit einbeziehen, in dem man "Allen antworten" anstatt nur "Antworten" auswählt. Die meisten Mailprogramme haben diese Option. Man sollte das tun, um die CC-Adresse weiterhin im Austausch mit einzubinden.

Anders ist es mit BCC:. Dies benutzt man, wenn man jemanden eine Kopie der Mail zukommen lassen möchte, ohne das der To:-Empfänger etwas davon mitbekommt. Der normale Emfpänger weiß also nicht, dass eine Kopie auch an einen oder mehrere andere verschickt wurde. Auch wenn man mehrere Empfänger unter BCC: einträgt, erfahren die untereinander nichts davon.

Dies eignet sich z.B. sehr gut, um einen anonymen Mailverteiler aufzubauen. Hierfür werden alle Emfpänger unter BCC: eingetragen. Weil aber eine Mail unbedingt auch eine To: Adresse braucht, muss man hier irgendeine gültige Mailadresse eintragen. Man kann sich dafür z.B. eine Adresse verteiler@meinefirma.de einrichten, die man dazu verwendet. Manche Mailprogramme lassen es auch zu, dass man in To: seine eigene Adresse einträgt. Man schickt also eine Mail an sich selbst und an viele andere über BCC:. Übrigens: Es gibt auch keine Tricks, wie man als Empfänger rausbekommen kann, ob eine Mail auch als BCC: verschickt wurde und an wen. Der Mailserver verschickt getrennte Mails und BCC: wird aus dem Kopf entfernt.

Sinnvoll kann BCC: auch sein, um sich die Mail an ein privates Postfach zu schicken, man also eine Kopie auch dort vorfindet. Der Mailpartner soll davon aber nichts mitbekommen, weil es für die Kommunikation irrelevant ist und er vielleicht auch gar nicht die private Mailadresse kennen soll.

Klar, dass man mit BCC: auch vorsichtig umgehen sollte, damit später niemand verärgert ist, weil jemand mitliest, den man da nicht erwartet hätte. Gleiches gilt für Weiterleitungen von Mails.

wird fortgesetzt...

Weblinks: