Büroorganisation Tipps
Winfried Mueller, www.reintechnisch.de, Start: 08.04.12, Stand: 17.03.2017
Entrümpeln
Es gibt eine natürliche Kraft, die uns ins Chaos zieht. Permanent strömen Papiere, Akten, Gegenstände und sonstige materiellen Dinge auf uns ein. Die machen sich überall breit und wuchern wie Unkraut unser Arbeitsumfeld zu. Ist dieser Zustand erreicht, muss erstmal kräftig entrümpelt werden. Der Schreibtisch muss frei werden. Aus den Schubladen fliegt alles raus, was man nicht regelmäßig braucht. Auch im unmittelbaren Umfeld des Schreibtischs befinden sich nur noch Dinge, auf die man regelmäßig zugreifen muss. Vieles kann entsorgt oder archiviert werden.
Alles braucht seinen Platz
Suchzeiten sind ein großes Problem. Hat alles seinen Platz, genügt blind ein Handgriff. Und das unzählige male am Tag. Wir müssen den Dingen ihren Platz geben. Und dieser muss über lange Zeit bestehen bleiben. Hilfreich können Beschriftungsetiketten sein, womit man Orte beschriftet, wo etwas hinkommt. Oder Schubladeneinsätze, wo genau Plätze für Dinge abgesteckt werden. Plätze werden irgendwann Gewohnheit, aber bis sie Gewohnheit geworden sind, braucht man Hilfsmittel.
Weniger ist mehr
Ein leerer Schreibtisch hat einen großen Wert. Nur das, was gerade dran ist, findet dort seinen Platz. Jede Ablenkung zieht Aufmerksamkeit von dem ab, was man eigentlich gerade tut. Nur ein paar wenige Dinge, die man regelmäßig braucht, stehen permanent auf dem Schreibtisch an ihrem Platz.
Die Grundordnung möglichst früh verteidigen
Wo gearbeitet wird, breiten sich die Dinge aus. Es hat sich bewährt, möglichst kurzfristig immer wieder die Grundordnung herzustellen. Der Schreibtisch ist nicht die Zwischenablage für alles, was noch nicht abgearbeitet wurde! Nach Möglichkeit sortiert man alles weg, was reinkommt. Post'its und Notizzettel entsorgt man möglichst schnell. Was man innerhalb von 5 Minuten erledigen kann, macht man am besten gleich, alles andere wird nach System abgelegt, so dass man im richtigen Moment wieder darauf zurückgreifen kann.
Leistungsfähige Hilfsmittel nutzen
Es gibt jede Menge ausgeklügelter Hilfsmittel, mit der man die Informationsflut in den Griff bekommt, die Struktur geben und die Prozesse unterstützen. Ein Zeitplanbuch ist viel mehr, als ein Terminkalender. Zahlreiche Anbieter haben ausgeklügelte Systeme, die viel Unterstützung geben. Der Trend geht aber klar in Richtung computergestütztes Zeit-, Projekt-, Aufgaben- und Informationsmanagement. Die Vorzüge sind so gravierend, dass viele sich eine Rückkehr zu Papier nicht mehr vorstellen können. Es gibt noch ein paar wenige Nischen, wo Papier flexibler ist und auch weiterhin seine Daseinsberechtigung hat. Neben dem Arbeitsplatzcomputer gibt es auch immer mehr portable Lösungen auf Basis von Smartphones oder Padcomputern. Über Cloud-Lösungen kann die Datenbasis synchron gehalten werden.
Auch für die Papierablage und die Organisation von Büromaterialien gibt es jede Menge Hilfsmittel und gute Systeme. Hier lohnt es sich, seine ganze Organisation nochmal grundlegend zu überdenken und neue Systeme einzuführen. Gute Systeme haben ihren Preis, aber der tägliche Nutzen fährt dies schnell wieder ein.
Kaizen - Es geht immer auch besser
Es lohnt sich, eine Geisteshaltung zu pflegen, die ständige Verbesserung im Blick hat (Kaizen - jap. Kai=Veränderung zen=zum Besseren). Alles, was man tut, kann man auch besser machen: Einfacher, effizienter, sparsamer, wirksamer. Wenn es gelingt, ein wenig Achtsamkeit auf diesen Aspekt zu richten, entsteht ein permanenter Verbesserungsprozess. Mit der Zeit wird diese Geisteshaltung zu einer ganz selbstverständlichen Gewohnheit, für die man keine Anstrengung mehr braucht. Diese Angewohnheit versorgt einen auch ständig mit kleinen Erfolgserlebnissen. Es ist einfach schön zu erleben, wie eine Idee zu einer Verbesserung führt. Auch braucht unsere Kreativität immer wieder eine Herausforderung.
Problem-Prophylaxe
Man kann eine Wachheit für Dinge entwickeln, die anfällig für Fehler sind. Solche Prozesse und Aufgaben brauchen eine Veränderung, um sie weniger fehleranfällig zu machen. So kann man schon im Vorfeld viel dafür tun, Probleme zu vermeiden. Das spart Zeit und Nerven. Gleichzeitig wird das ganze System robuster, ist also weniger anfällig für Störungen. Besonders kritische Bereiche sollten einer Analyse unterzogen werden, um Schwachpunkte zu entdecken und Maßnahmen zur Absicherung einzuführen.
Checklisten
Checklisten haben mir immer wieder gezeigt, dass ich vergesslich bin. Sie helfen mir, mich wieder an all das zu erinnern, was ich einmal für wichtig befunden habe. Checklisten sind ein einfaches Hilfsmittel, an all das zu denken, was Bedeutung hat. Sie führen auch zu verlässlichen Prozessen und erhöhen die Qualität. Gleichzeitig entlasten sie und man spart Zeit. Im Team helfen sie auch anderen, Prozesse in geprüfter Qualität durchzuführen.
Wichtige Infos schnell griffbereit
Auf manche Informationen muss man regelmäßig zurückgreifen. Diese müssen schnell abrufbar sein. Hier lohnt sich jede kleine Optimierung. Man kann sich fragen: Brauche ich diese Information regelmäßig? Wenn ja: Wie lange brauche ich, um an diese Info zu kommen? Ist die Zugriffszeit unbefriedigend, kann man nach besseren Wegen suchen.
Manche organisieren alles recht schnell mittels Computer und Smartphone. Auch hier lässt sich viel optimieren, z.B. Shortcuts und Links anlegen. Andere organisieren sich in Papierform, z.B. durch ein Sichtbuch, welches seinen festen Platz hat.
Wichtig ist, dass man dauerhaft einen schnellen Zugriff auf die Infos hat, die man oft braucht.
Suchzeiten minimieren
Immer dort, wo einem längere Suchzeiten nach irgendwas auffallen, kann man darüber nachdenken, wie sich dies besser organisieren lässt. Suchzeiten nehmen in der Summe einen großen Teil der täglichen Büroarbeitszeit ein. Hier lohnt sich eine Optimierung.
Regeln, Leitlinien, Standards, Systematik und Struktur
Für alles, was sich wiederholt, kann man sinnvolle Abläufe finden. Es ist gut, diese schriftlich zu fixieren, um beim nächsten mal nicht erneut nach sinnvollen Lösungswegen zu suchen. Dies bietet auch den Vorteil, dass man Vorgehensweisen systematisch optimieren kann. Dinge, die man nicht täglich macht, profitieren von schriftlich fixierten Verfahrenweisen. So kann man sich schnell wieder hineindenken und vermeidet Fehler. Standards sorgen dafür, dass man alles nur einmal verkehrt macht und das Sinnvolle wiedererinnert. Damit erhöhen sie beständig die Qualität der Arbeit. Sie geben auch Halt und Orientierung und entlasten einen damit. Im Team sorgen Standards dafür, dass jeder in die Lage versetzt wird, Dinge auf gleich gut durchdachte Weise zu machen. Ebenso sorgt die Teamintelligenz dafür, dass Standards verbessert werden.
Persönliche Leitsätze können einem helfen, nicht immer wieder in die selben Fallen zu tappen. Oder sie geben anregende Impulse, die helfen, den Arbeitsalltag besser zu bewältigen.
Kurzanleitungen
Wir sind heute von so vielen technischen Geräten umgeben, dass einem schnell entfallen kann, wie man sie bedient. Hier kann es sich lohnen, in die Nähe des Gerätes Kurzinformationen anzubringen. Am besten auf eine A4 Seite und bebildert. So eine Anleitung darf nicht zu kompliziert sein, wirklich nur das, was wirklich oft benötigt wird. Einfach und schnell erfassbar ist die Devise. Im Alltag hat keiner Zeit und Lust, sich komplizierte Dinge durchzulesen.
Ziele
Ziele sorgen für eine längerfristige Orientierung, wo man hin will. Es ist gut, sich immer mal wieder Gedanken darüber zu machen, was man will und was man nicht will. Ziele fixiert man am besten schriftlich und sorgt dafür, sie regelmäßig ins Bewusstsein zu holen. So kann man sich immer wieder auf die Erreichung von Zielen ausrichten.
Ziele sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn auf dem Weg erkennbar wird, dass sie keinen Sinn machen, müssen sie modifiziert werden. Auf der anderen Seite braucht es auch eine gewisse Beständigkeit und Ausdauer, um Wichtiges zu erreichen und nicht gleich beim ersten Widerstand aufzugeben.
Feedback
Wir brauchen Feedback, um den Sinn und Nutzen unserer Arbeit zu erkennen. Kennzahlen und Statistiken können helfen, die Wirkung unserer Arbeit zu erkennen. Mitarbeiter können uns Feedback geben. Gemeinsam kann man erforschen, was man alles so tut und ob das sinnvoll ist. Ein System kann immer wieder über sich selbst reflektieren, um sich zu verbessern und anzupassen. Die Basis dafür sind Informationen, welche Wirkung wir alle mit unserer Arbeit haben.
Entschlacken und vereinfachen
Es wird immer irgendwelche Dinge geben, die eigentlich nicht nötig sind und keinem nützen. Oft sind es Gewohnheiten, die nur deshalb überleben, weil niemand mal kritisch nachfragt, ob etwas noch notwendig ist ("Haben wir schon immer so gemacht"). Was kann man weglassen? Was hat sich überlebt?
Das gute Miteinander
Vom guten Miteinander hängt fast alles ab. Dies bestimmt, ob wir uns wohl bei der Arbeit fühlen, ob wir uns motivieren können und uns für eine Sache engagieren. Viel zu oft wird das gute Miteinander leichtsinnig aufs Spiel gesetzt. Es lohnt sich, wenn wir uns umeinander bemühen und ein geeintes Ziel ansteuern. Es ist einfach toll, in einem guten Team zu arbeiten und sich mitreißen zu lassen. Umgedreht ist es die Hölle, in vergifteten Strukturen zu arbeiten. Von uns allen hängt ab, ob wir uns Paradies oder Hölle schaffen. Vielleicht ist dies die größte Herausforderung: Wie schaffen wir es, gute gemeinsame Wege zu finden?
Flexible Konzepte
Lösungen entwickelt man für ein bestimmtes Problem. Man entwickelt z.B. einen standardisierten Arbeitsablauf, um eine Aufgabe zu erledigen.
Vordergründig ist es eine gute Lösung, wenn wir die Aufgabe damit effizient und sicher erledigt bekommen.
Was aber gerne vergessen wird: Die Welt ist in ständiger Veränderung. Die Vorgaben werden sich ändern. Und dann ist die große Frage: Ist unser Konzept flexibel? Können wir es einfach an künftige Erfordernisse anpassen?
Hier lohnt es also, vorauszuschauen. Kann mein Konzept mit Veränderungen umgehen? Oder handelt es sich um ein starres Konzept? Funktioniert etwas grundsätzlich nicht mehr, wenn es kleinste Änderungen gibt?
Beispiel: Löse ich eine Aufgabe softwaretechnisch mit einer Freeware, wo die Weiterentwicklung ungewiss ist, funktioniert das im Moment, aber bei nächsten Betriebssystem-Update geht vielleicht schon nichts mehr.
Hier braucht es auch erfahrene Mitarbeiter, die schon so manche Veränderung erlebt haben und wissen, was auf einen zukommen kann.