E-Mail Tipps und Tricks

Winfried Mueller, www.reintechnisch.de

Zitierregeln bei Mails

Viel zu oft wird TOFU produziert, wo es gar nicht nötig ist. Gerade, wenn man sich privat mehrfach hin und her schreibt, finde ich TOFU unschön. Bei Geschäftskorrespondenz hingegen ist es oft sinnvoll, nochmal die komplette Originalmail des anderen zu haben.

http://de.wikipedia.org/wiki/TOFU

Virenanhänge

Was darf ich öffnen und wo droht Gefahr:

Link Datenschutzzentrum

Outlook Zitierproblem

Outlook hat echte Probleme, wenn es um das zitieren von Mailnachrichten geht. Das ist besonders lästig, wenn man sich über Mailinglisten austauscht. Abhilfe schafft das kostenlose Programm QuoteFix.

Weblinks:

Outlook-Express: Nicht-Proportionalschrift

Mails werden normal immer in einem Fixed-Font verfasst. Das hat den Vorteil, dass Einrückungen immer konstant sind und man darüber z.B. tabellierte Inhalte präsentieren kann.

Outlook Express ist jedoch im Standard auf Proportionalschrift eingestellt. Um diese umzustellen, muss man seltsame Wege gehen. Eigentlich müsste sich die Schriftart beim Erstellen einer Mail durch eine Veränderung unter Extras -> Optionen -> Erstellen einstellen lassen. Das hat aber scheinbar keine Auswirkung, die Mail wird trotzdem in Proportional erstellt.

Dagegen wirkt sich Extras -> Optionen -> Lesen -> Schriftarten auch auf das Erstellen aus. Hier muss man unter "Proportionale Schriftart" eine Fixed-Schriftart wählen, also z.B. Courier New oder Courier. Dann werden sowohl eingehende Nachrichten fix angezeigt wie auch ausgehende Nachrichten in Fixed-Font geschrieben.

Spamfilter bei Web.de richtig konfigurieren

Der Spamfilter von Web.de ist sehr sensibel, so dass viele Mails in den Spamordner wandern, obwohl sie kein Spam sind. Wer also den Spamfilter aktiviert, muss sich regelmäßig bei web.de einloggen und im Ordner Unbekannt oder Unerwünscht nachschauen, ob dort nicht doch erwünschte Mails gelandet sind. Übrigens: Standardmäßig ist der Spamschutz aktiviert.

Ein- oder Ausschalten kann man den Spamfilter nach dem Einloggen bei web.de unter Einstellungen im Reiter Sicherheit, Unter-Reiter Spam-Schutz. Dort den 3-Wege Spam, nicht den Premium Spam-Schutz, weil der nur aktiviert werden kann, wenn man bezahlt.

Hier lässt sich auch festlegen, in welchen Ordner der Spam abgelegt werden soll. "Order Unbekannt" ist hierbei die Standardeinstellung, die auch sinnvoll ist. Damit wäre der Spamschutz eingestellt.

Wer seine Mails über ein Mailprogramm abholt und offline liest, fährt oft besser, den Spamschutz von web.de ganz auszuschalten und im Mailprogramm den Spamschutz zu konfigurieren. Gerade wenn man mehrere Mailadressen bei unterschiedlichen Providern hat, ist lokaler Spamschutz komfortabler. Mozilla Thunderbird beinhaltet einen Spamschutz, Microsoft Outlook Express hat es nicht.

Es kann nämlich sonst passieren, dass Mails bei Web.de aussortiert werden, man aber dort nie nachschaut, weil man ja alles übers Mailprogramm erledigt. Es ist schon vielen passiert, dass jede Menge Mails sie nie erreicht haben, weil sie im Spamordner hängenblieben, der ja nur Online direkt bei Web.de einsehbar ist.

Aktiviert man doch den Web-Spamschutz, ist es nun noch wichtig, Regeln zu definieren: Alle Mails von bekannten Absendern sollen ja künftig nicht als Spam behandelt werden. Eine Möglichkeit ist, erwünschte Mails im Ordner Unbekannt mit einem Häckchen zu versehen und dann auf "Kein Spam" zu klicken. Damit wandern diese Mails einerseits in den Posteingang, andererseits sollte der Spamfilter so lernen, dass auch zukünftig dieser Absender kein Spam schickt.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Filter-Regeln zu definieren. Hierzu geht man unter Einstellungen, Reiter Eingang, Unter-Reiter Regeln. Dort legt man die Regel "Absender enthält [Absender-Adresse]" mit Aktion "vom Spam-Filter ausnehmen" an. Als [Absender-Adresse] trägt man jeweils die Adresse ein, die erwünscht ist. Für jede erwünschte Adresse legt man eine Regel an. Jede angelegte Regel wird nun unterhalb der Eingabe aufgelistet. Mails dieser Absender sollten nun künftig nicht mehr als Spam behandelt werden.

Genauso kann man dort Regeln definieren, wenn man Mails von bestimmten Absendern nicht wünscht, auch wenn diese nicht als Spam erkannt werden. In diesem Fall wählt man als Regel aus: "In den Papierkorb verschieben" oder aber "E-Mail nach Ordner unerwünscht verschieben".